アルマンブログ

みなさま、こんにちは。
アルミ製オーダーメイド収納棚「ミスター・アルマン」スタッフの深澤です。

現在、WLB（ワークライフバランス）活動の一環としておこなわせていただいていることがあります。
それは当企画開発部門内のデータ管理方法の策定とバックアップの一元化です。
これまでは企画開発部内のでデータ管理については、各個人に任されていました。
それぞれが開発に携わったアイテムを、開発担当者が自分の使用するPCのHDD内でデータを保管。
長らく、データが必要になった場合には担当者が参照、あるいは変更を加えるという体制でした。

実は、これではいけないことはずっと前からわかっており、対策を取らなければならないことは理解していましたが、なかなか手を付けられずにいました。
今回、全社を挙げてWLB活動に取り組むことになり、ようやく手を付けることができるようになったのです。

当部門内では以前よりNASが設置されており、そちらを利用することにしました。
とある事情で私が設置したものでしたが、使用ルールが策定されておらず事実上置いてあるだけでしたので、今回細かい使用ルールを設定し効率的に運用していくことにします。
NASはRAID1で構成され、完成データのバックアップとデータ利用のための階層構造を敷きました。
そしてデータ全体を把握するため、上部階層にリストを作成しファイル管理名に対しハイパーリンクを設置することで、目的のデータを格納したフォルダへ移動できるようにしました。
（各個人が使用するPCについても物理的にHDDを増設し、多少のタイムラグは生じてしまいますが、ソフトウェアによって疑似RAID1状態を再現しています）

これによって何が得られるか？ということですが、まずはインプットの管理です。
インプットとは完成したデータを格納する側、つまり開発担当者のデータ格納の流れを管理します。
ルールに従って格納することで、保管するデータの不足を回避すると同時に、データアクセスを容易にして時間短縮を狙います。

次にアウトプットの管理です。
アウトプットとは完成したデータを利用する側、当部門の場合Web掲載担当者や、カタログ、チラシ発注者のデータ利用の流れを管理します。
整理されたデータを利用することで、データアクセスを容易にし、作業時間の短縮と開発担当者に対する確認の二度手間排除を狙います。

また、データの格納場所が部門内の誰が見てもわかる状態にすることで、担当者が不在であってもデータを参照、あるいは変更できるという副次効果も期待されます。

これらを実行する事でミスを減らし、効率化を図ることができるようになると考えていて、とりあえず現状で運用してみて、そこから改善を図る方法を取ることになりそうです。

データ管理は見た目には見えにくい部分ではありますが、個人レベルに任せていると問題が発生した場合のリカバリーに大幅なコストと時間を要します。
そうならないためにはあらかじめ策定されたルールとセキュリティの範囲で一括管理し、バックアップの体制を整えることが重要になると考えています。

今回のデータ管理体制は、まず第一弾として実行し、状況に合わせた改善が必要となるでしょう。
それを繰り返して、データ管理体制をより使いやすいものにしていき、やがては当部門をテストケースとして会社全体のデータ管理も見直されるともっとWLB活動として意味あるものになっていくのではないかと思います。

こういったことは最終的には「お客様のために」という部分に繋がっていくと思いますので、積極的に取り組んでいきたいと思います。

以上、本日は【WLB活動におけるデータ管理体制の見直し】について深澤がお伝え致しました。
次回の更新も、ぜひご覧ください。

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